この記事で解決する悩み
- 電子帳簿保存法って結局うちの会社は何をすればいいの？
- メールで届いた請求書を紙に印刷して保管していたけど、それじゃダメなの？
- 対応にお金がかかるんじゃないかと心配
結論から言います。 難しいことは何もありません。「メールで届いた書類は、メールのまま保存する」。基本はこれだけです。ただし、いくつかルールがあるので、5つのステップで整理します。
そもそも電子帳簿保存法とは？
2024年1月から、電子取引のデータは電子のまま保存することが義務になりました。
つまり、メール・PDFで受け取った請求書や領収書を、わざわざ紙に印刷して保管する必要はなくなった――というより、電子データのまま保存しなければならなくなったのです。
不動産仲介業で該当するのは、たとえばこんな書類です：
- ポータルサイトからの広告費の請求書（メールで届くもの）
- 取引先からのPDF請求書
- ネット通販で購入した備品の領収書
- 銀行のオンライン明細
ステップ1: 電子取引を洗い出す
まずは「うちの会社で、メールやPDFでやり取りしている書類は何か？」を書き出します。
多くの小規模不動産会社では、以下が該当します：
- ポータルサイトの広告費請求書（SUUMO、HOMES、アットホーム等）
- 不動産協会の会費関連書類
- 事務用品・備品のネット購入レシート
- 電話・インターネット料金の明細
紙で受け取っている書類（手書きの領収書など）はこの法律の対象外なので、今まで通り紙で保管してOKです。
ステップ2: 保存場所を決める
電子取引データの保存先を1か所に決めます。パソコンのフォルダでOKです。
C:\電子取引データ\
├── 2026年\
│ ├── 01月\
│ ├── 02月\
│ └── ...クラウドストレージ（Googleドライブ、Dropbox等）でも構いません。むしろバックアップの意味でクラウドがおすすめです。
ステップ3: ファイル名のルールを決める
保存するファイル名に「日付・取引先・金額」を含めます。
NG例: 請求書.pdf
OK例: 20260401_SUUMO_54000円.pdf
これだけで「検索要件」を満たせます。特別なソフトは不要です。
ステップ4: 「改ざん防止」の措置をとる
法律上、電子データの改ざんを防ぐ措置が必要です。小規模事業者の場合、最も簡単な方法は：
「事務処理規程」を作って備え置く。
国税庁のサイトにひな形があります。A4用紙1枚の書類に会社名と日付を入れるだけで完了します。
ステップ5: 確認して運用開始
- 電子取引の書類を紙に印刷せず、データのまま保存している
- ファイル名に「日付・取引先・金額」を含めている
- 事務処理規程を作成して保管している
- バックアップを定期的に取っている
この4つができていれば、電子帳簿保存法への対応は完了です。
よくある勘違い
Q: 紙の領収書もスキャンして電子保存しないとダメ？
いいえ。紙で受け取ったものは紙のまま保管で問題ありません。電子帳簿保存法の「電子取引」の義務化は、あくまで電子で受け取ったものを電子で保存することだけです。
Q: 高いソフトを買わないといけない？
いいえ。パソコンのフォルダ＋ファイル名ルール＋事務処理規程の3点セットで対応できます。取引件数が多い会社は専用ソフトがあると便利ですが、月に数十件程度の小規模店舗なら不要です。
まとめ：やることは意外と少ない
電子帳簿保存法と聞くと難しそうですが、小規模不動産会社がやるべきことはシンプルです。
- メールやPDFで届く書類をリストアップ
- フォルダに「日付_取引先_金額」で保存
- 事務処理規程を作る
これだけ。もし「うちの会社の場合はどうすれば？」と迷ったら、事務効率化の方法もあわせて参考にしてみてください。業務フロー全体の見直しから始めたい方は、Remにご相談ください。
ITは難しくない。面倒なことが減るだけ。