「毎日、事務作業だけで1日が終わる…」
不動産会社を経営されている店長なら、こんな経験はないでしょうか。
- 契約書のひな形をExcelで毎回コピペしている
- FAXで届いた物件情報を手打ちでシステムに入力している
- 月末の売上集計に丸1日かかる
小規模な不動産会社ほど、事務作業は「店長がやるしかない」状況に陥りがちです。でも、ITツールを正しく使えば、事務時間を半分以下に減らすことも可能です。
方法1: 契約書・重説のテンプレート化
多くの書類は、物件情報と顧客情報を差し込むだけで8割は完成します。テンプレートを作っておけば、毎回ゼロから作る必要はありません。
ポイント: Wordのテンプレートではなく、Webベースのフォームから入力→自動生成する仕組みにすれば、転記ミスも防げます。重説の転記ミス防止については、こちらの記事で具体的なチェックリストを紹介しています。
方法2: 物件情報の一元管理
ポータルサイト・自社サイト・紙のチラシ…物件情報がバラバラに管理されていると、更新漏れや二重登録の原因になります。
1つのデータベースから各媒体に配信する仕組みを作れば、入力は1回で済みます。
方法3: 顧客管理のデジタル化
「あのお客さん、いつ連絡したっけ？」を、頭の中や手帳だけで管理していませんか？
シンプルな顧客管理ツールを導入するだけで、フォロー漏れを防ぎ、追客のタイミングを見える化できます。Excelでの顧客管理に限界を感じ始めた方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
追客の仕組みづくりについては、「あのお客さん、どうなった？」が怖くなくなる追客の仕組みづくりで詳しく解説しています。
方法4: 日報・報告の自動化
営業日報を紙やExcelで書いている場合、それを集計・分析するだけでも一苦労。入力と同時に集計される仕組みがあれば、マネジメントに集中できます。
方法5: 月次集計のワンクリック化
売上・仲介手数料・広告費…月末にバタバタと集計していませんか？日々のデータが正しく入力されていれば、月次レポートはボタン1つで出力できます。
まとめ：まずは「一番面倒な作業」から
すべてを一度に変える必要はありません。今いちばん時間がかかっている作業を1つ選んで、そこからIT化を始めるのがコツです。
「何から手をつけていいかわからない」という方は、ぜひ一度ご相談ください。御社の業務フローを伺いながら、最適な効率化プランをご提案します。
一人で全部やっている店長の方には、一人社長の不動産会社を回すコツもおすすめです。